¿Qué es el control horario y por qué será obligatorio para las empresas a partir de 2025?

El control horario es un sistema que permite a las empresas registrar el horario de trabajo de cada empleado, especificando el inicio y fin de su jornada. Desde la implantación del Real Decreto-Ley 8/2019, todas las empresas españolas están obligadas por ley a llevar un registro diario de las horas de trabajo de sus empleados. Esta medida se introdujo para combatir la precariedad laboral, evitar el abuso de las horas extraordinarias no remuneradas y proteger el tiempo de descanso de los trabajadores.

El registro de la jornada laboral no es solo una obligación legal, sino que se ha convertido en una herramienta fundamental para mejorar la organización interna, garantizar los derechos laborales y promover una cultura empresarial más transparente y equitativa.En la actualidad, el control horario ha adquirido una nueva dimensión. En un contexto marcado por la digitalización, el teletrabajo y la flexibilidad laboral, registrar el tiempo de trabajo con precisión, seguridad y trazabilidad se vuelve imprescindible.

Con la futura entrada en vigor de la nueva ley de control horario digitalprevista para 2025, este sistema se transformará por completo. El registro deberá realizarse exclusivamente mediante sistemas digitalesy quedará prohibido el uso de papel. Este cambio representa un reto importante para todo tipo de empresas, especialmente para pequeños negocios, microempresas y autónomos con personal contratado, que aún utilizan métodos manuales como plantillas impresas u hojas de cálculo.

Esta guía ofrece una visión clara y práctica sobre el control horario.Conoce qué es y su importancia, cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario digital, los sistemas de fichaje que serán válidos y cómo afectará a las empresas a partir de 2025.

¿Cuándo se implantó el control horario?

El control horario se convirtió en una medida obligatoria en España a partir del 12 de mayo de 2019, con la entradaen vigor del Real Decreto-Ley 8/2019. Esta normativa modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo que todas las empresas deben llevar un registro diario de las horas de trabajo de sus empleados, independientemente de su tamaño o sector.

La ley de control horario se implantó como una herramienta para registrar la jornada laboral con precisión por las siguientes motivos:

1. Evitar el abuso de las horas extraordinarias no remuneradas.
2. Garantizar el cumplimiento de los horarios laborales acordados.
3. Respetar los periodos de descanso diarios y semanales.
4. Facilitar la labor de la Inspección de Trabajo.

Desde su aprobación, el control horario es obligatorio para todas las empresasDesde trabajadores a tiempo completo y tiempo parcial, empleados en modalidad de teletrabajo o que realizan su actividad en movilidad.

Principales medidas de la normativa de control horario

La legislación vigente desde 2019 establece los siguientes requisitos básicos:

• Registro diario de la jornada laboral de cada empleado, detallando las horas de entrada y salida.
• Libre elección del sistema de seguimientosiempre que garantice la fiabilidad, la accesibilidad y la protección frente a modificaciones arbitrarias.
• Conservación de los registros durante un mínimo de cuatro años.
• Disponibilidad para su consulta por parte de la Inspección de Trabajo.
• Derecho de los trabajadores a revisar sus propios registros.

Hasta ahora, la ley no especificaba el formato del registro, , lo que permitió a muchas empresas utilizar métodos manuales en papel, plantillas de Excel o sistemas internos sin garantías reales de trazabilidad o seguridad de los datos. Como consecuencia, la Inspección de Trabajo ha detectado numerosas irregularidades.

Nueva ley de control horario digital

En nueva ley de control horario digitalque entrará en vigor en 2025, forma parte de un paquete de medidas laborales promovidas por la Ministerio de Trabajo. Su principal objetivo es reforzar el cumplimiento del registro de la jornada mediante la implantación de sistemas digitales que aseguren integridad, trazabilidad y transparencia, así como la protección de los derechos laborales y combatir el trabajo no declarado.

El cambio más significativo es que, una vez aplicada la ley, el fichaje de la jornada deberá ser completamente digital,eliminando el uso del papel o de métodos manuales. Esta modificación busca adaptar el control horario a un contexto marcado por la digitalización, garantizando que los registros sean fiables, seguros y accesibles tanto para las empresascomo para los empleados y la Inspección de Trabajo .

La nueva normativa se aplicará a todas las empresas que cuenten con personas trabajadoras contratadas,independientemente de su tamaño, sector o forma jurídica.Por tanto, incluye a grandes empresas como a pequeños negocios pequeñas empresas, incluyendo microempresas, pymes y autónomos con personal contratado. Además, también afectará a empleados en modalidad presencial, a distancia o en puestos móviles.

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario digital?

Aunque el nueva ley de control horario digital aún está en fase de tramitación parlamentaria, el Ministerio de Trabajo ha confirmado que entrará en vigor a lo largo de 2025. Esto significa que, una vez aprobada la ley y publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE), todas las empresas estarán obligadas a adaptar sus sistemas de control horario digital antes de que acabe el año.

Por el momento, no se ha establecido una fecha concreta de aplicación. Sin embargo, todo apunta a que la ley se aplicará en el segundo semestre de 2025con un periodo transitorio de adaptación. De este modo, las empresas tendrán un margen de tiempo para implementar los cambios de la nueva normativa. Esta fase de transición será especialmente importante para microempresas, pequeñas y medianas empresas (PYMES) y autónomos con empleadosque aún utilizan sistemas de fichaje manuales o en papel.

¿Qué cambios introduce el nuevo Reglamento?

A partir de 2025, la nueva normativa introducirá varios cambios significativos en la forma en que las empresas realizan el seguimiento y la gestión de las horas de trabajo. A continuación se presentan las actualizaciones más relevantes:

1. Control digital obligatorio del tiempo

Uno de los pilares fundamentales de esta reforma es la uso obligatorio de sistemas digitales para el seguimiento del tiempo. Una vez que la ley entre en vigor, el uso de se prohibirán explícitamente los métodos manuales o basados en papelya que no garantizan la precisión ni la trazabilidad necesarias.

2. Reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales

En Mayo de 2024El Consejo de Ministros aprobó un proyecto de ley para reducir la semana laboral estándar del De 40 a 37,5 horas sin reducción salarial. Aunque aún está en fase de revisión parlamentaria, si se aprueba, esta medida obligará a las empresas a:

• Revisar los contratos y horarios de los empleados para garantizar el cumplimiento de los nuevos límites legales.
• Garantizar que las horas extraordinarias se registran correctamente en el sistema de seguimiento digital.
• Ajustar sus horarios de trabajo, aunque no estén cubiertos por convenios colectivos específicos.

3. Tiempo de trabajo efectivo

El nuevo Reglamento refuerza el concepto de "tiempo de trabajo efectivo", es decir sólo se computará como tiempo de trabajo el tiempo efectivo en que un empleado esté prestando servicios. Por lo tanto, los sistemas digitales deben reflejar este tiempo de forma clara y verificable, incluyendo:

• Tiempos de espera, pausas injustificadas o tiempos muertos.
• Movimientos internos no directamente relacionados con las funciones del puesto.

Esta disposición será especialmente relevante para:

• Trabajadores móviles (por ejemplo, vendedores, repartidores, técnicos).
• Empresas con modelos de trabajo flexibles o híbridos.
• Sectores con horarios de trabajo variables o intensivos.

4. Teletrabajo y seguimiento del tiempo

La legislación anterior no abordaba plenamente modelos de trabajo a distancia o híbridos. En virtud de la nueva ley, las empresas también deben hacer un seguimiento de las horas de trabajo para trabajadores remotosLos empresarios deberán garantizar que se apliquen las mismas condiciones que en los centros de trabajo presenciales. Los empresarios deberán:

• Proporcione a los empleados remotos un herramienta digital para fichar desde cualquier lugar.
• Integrar estos datos en su sistema central de seguimiento del tiempo.
• Evitar prácticas intrusivas, respetando al empleado privacidadgarantizando al mismo tiempo conformidad con horas de trabajo.

5. Derecho a la desconexión digital

La ley también incluye un derecho a la desconexión digitaluna medida clave para los entornos de trabajo flexibles y a distancia. Se exigirá a las empresas que apliquen protocolos internos para limitar la comunicación fuera del horario laboral:

• Restringir correos electrónicos, llamadas o chats a los empleados fuera del horario laboral.
• Integrar esta práctica en la cultura de la empresa y sistemas de seguimiento.
• Sensibilizar a directivos y equipos sobre el respeto de las tiempo de descanso.

6. Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento del nuevo modelo digital de control horario puede dar lugar a importantes sanciones económicas:

• Multas que van desde De 750 a 7.500 euros en función de la gravedad de la infracción.
• Las sanciones pueden ser acumulado por empleado afectado o por periodo no registrado.
• Falta de registros digitales, manipulación de datos o inaccesibilidad durante las inspecciones de trabajo también se considerarán infracciones.

Sistemas digitales válidos con arreglo a la nueva ley

Con la próxima Ley de seguimiento digital del tiempo de trabajo que entrará en vigor en 2025, todas las empresas españolas estarán obligadas a registrar las horas de trabajo de los empleados mediante sistemas digitales que cumplan las normas establecidas en la legislación. Esto supone el fin definitivo de los métodos manuales y basados en papel, como las hojas de cálculo Excel o los registros escritos a mano.

Pero, ¿qué tipo de sistemas se consideran válidos?
El Reglamento no impone un formato único, pero define un conjunto de características obligatorias que deben incluir todos los sistemas digitales de control del tiempo:

1. Registro en tiempo real por parte del empleado

• Los registros deben reflejar con exactitud el horario de trabajo del empleado, indicando las horas reales de inicio y fin de su jornada laboral-.no horarios predefinidos.
• El empleado debe reloj de entrada y salida en tiempo real. No está permitido introducir las horas manualmente a posteriori ni utilizar formatos editables.
• Aunque no es obligatorio por ley registrar las pausas, sí lo es recomendado incluir periodos de descanso, especialmente para los turnos partidos o las pausas prolongadas.

2. Garantizar la trazabilidad, la integridad y la seguridad de los datos

• Cada empleado debe registrar sus horas individualmente.
• Registros no debe poder modificarse sin dejar rastro. Cualquier cambio en el registro de tiempo debe ser documentado, justificado por el empleado, y aprobado por un directivo o supervisor.
• El sistema debe proporcionar un huella digital clara, mostrando quién fichó, cuándo y desde qué dispositivo.
• El sistema debe cumplir legislación sobre protección de datos (LOPD y GDPR), garantizando la confidencialidad de la información de los empleados.

3. Accesible para los inspectores de trabajo y los empleados

• Las empresas deben ser capaces de presentar los expedientes en formato digital inmediatamente durante una inspección de trabajo.
• Los empleados deben tener acceso fácil y directo ver sus propios registros de tiempo sin pasar por intermediarios.
• Para trabajadores remotos o móvilesEl sistema debe ser accesible a través de un dispositivo conectado a internet desde cualquier lugarsin necesidad de presencia física en el lugar de trabajo.

4. Conservación obligatoria de registros durante al menos 4 años

• Las empresas están legalmente obligadas a conservar los registros de tiempo durante al menos cuatro añosindependientemente del tipo de contrato o de la duración del empleo.
• Los registros deben ser bien organizados, almacenados de forma segura y fácilmente recuperables.
• No almacenar o presentar correctamente los registros durante una inspección se considerará violaciónincluso si el seguimiento del tiempo se realizaba correctamente.

¿Qué soluciones tecnológicas pueden utilizarse?

La ley no prescribe una única herramienta, pero cualquier solución elegida debe cumplir los requisitos legales antes mencionados. Las opciones válidas incluyen:

• Herramientas de control del tiempo en la nubeaccesible a través de dispositivos móviles o navegadores.
• Software de RRHH con seguimiento digital del tiempo integrado.
• Sistemas biométricos (por ejemplo, reconocimiento dactilar o facial), siempre que cumplan la normativa sobre protección de datos.
• Tarjetas o fichas digitalesconectado a un software que registra las horas de entrada y salida.
• Aplicaciones móviles de geolocalizaciónLa función de fichar es ideal para que los empleados remotos o que se desplazan puedan fichar desde cualquier lugar.

Es esencial elegir una solución que se adapte al tamaño y las necesidades operativas de su empresa, evaluando facilidad de uso, coste, cumplimiento de la legislación y asistencia técnica.

¿Se prohibirá el control horario en papel?

Con la aplicación del nueva Ley de seguimiento digital del tiempo de trabajo En 2025 se prohibirá totalmente el uso de papel para registrar las horas de trabajo. Se trata de uno de los cambios más significativos de la normativa y marca el fin definitivo de los métodos manuales de seguimiento que siguen utilizando las pequeñas empresas, los autónomos y las microempresas.

El principal objetivo de esta medida es garantizar la fiabilidad, integridad y trazabilidad de los registros del tiempo de trabajo. Los sistemas basados en papel presentan múltiples limitaciones:

• Son fácilmente manipulables o editables sin dejar rastro.
• En carecen de trazabilidadlo que significa que no hay constancia de quién registró la entrada o cuándo.
• En no garantizan la protección de datos de conformidad con la normativa vigente en materia de privacidad.
• En incumplir la retención y la accesibilidad requisitos exigidos por la Inspección de Trabajo.
• Los registros en papel dificultan la verificación cumplimiento de la jornada laboral, descansos u horas extraordinarias, que puede dar lugar a conflictos laborales o sanciones.

¿Qué otros métodos dejarán de ser válidos?

Además del papel, sistemas manuales o no auditables también se considerará incumplen la nueva ley. Entre ellas figuran:

• Hojas de cálculo Excel rellenado manualmente.
• Documentos PDF firmados.
• Correos electrónicos utilizado para fichar a la entrada o a la salida.
• Notas manuscritas o entradas de tiempo firmadas en un cuaderno.

Penas y sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la nueva ley de control horario digital puede dar lugar a importantes sanciones económicas para las empresas, independientemente de su sector o tamaño. El sitio Inspección de Trabajo se espera que aumente los esfuerzos para hacer cumplir la normativa una vez que entre en vigor, sobre todo en los sectores en los que el seguimiento manual es más habitual o en los que se han detectado infracciones con frecuencia.

¿Qué se considerará violación de la ley?

• No aplicar una sistema digital de control del tiempo.
• Seguir utilizando registros en papel, hojas de cálculo u otros métodos no rastreables.
• No conservar los registros de tiempo para el Periodo de 4 años.
• Bloqueo del acceso a los registros por parte del trabajador o de la Inspección de Trabajo.
• Manipular, ocultar o falsificar datos sobre el tiempo de trabajo.
• Registro incorrecto las pausas o las horas de trabajo efectivas.

¿Qué sanciones pueden imponerse?

Según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), las infracciones relacionadas con el control del tiempo se clasifican en delitos graves y puede dar lugar a las siguientes sanciones:

• Multas de 751 a 7.500 euros por infracción grave.
• Las sanciones pueden ser acumulado por cada empleado afectado o por cada período sin registro de tiempo válido.
• En los casos de reincidencia o negativa a cumplir las normaslas multas pueden aumentar e ir acompañadas de medidas correctoras.

¿Quién es responsable?

La empresa es el parte directamente responsableIncluso si el seguimiento del tiempo se gestiona a través de una aplicación externa o se delega en personal específico. Autónomos empresarios que tienen empleados contratados y no aplican un seguimiento adecuado del tiempo también pueden ser consideradas responsables.

¿Cómo afecta esta normativa a las empresas?

La entrada en vigor del nueva ley de control horario digital representa un cambio estructural en la forma en que las empresas deben registrar y gestionar las horas de trabajo de los empleados. Una vez en vigor, todas las empresas-independientemente de su tamaño, sector o estructura jurídica- deberán utilizar sistemas digitales de control del tiempo.

Esto significa que las empresas tendrán que hacer una serie de ajustes internos, técnicos y organizativosespecialmente los que aún dependen de sistemas manuales o basados en papel. El reglamento no admite excepciones: los autónomos con empleados, las microempresas y las PYME deben cumplir los mismos requisitos que las grandes empresas.

Principales cambios que deberán aplicar las empresas

• Sustituya los sistemas manuales o basados en papel por herramientas digitales que cumplan los requisitos legales.
• Formar a los empleados sobre cómo utilizar los sistemas digitales de control del tiempo y comprender sus nuevas responsabilidades en la gestión del tiempo de trabajo.
• Adaptar los procesos internos de la empresacomo la planificación de turnos, el seguimiento de las pausas y los descansos, y la verificación de las horas de trabajo reales.

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Aunque la nueva ley aún no se ha publicado oficialmente, la preparación es la clave. Cuanto antes se implante un sistema digital, más tiempo tendrá la empresa para realizar ajustes y corregir posibles problemas. Estar preparado desde el primer día ayudar a evitar multas y garantizar una transición fluida.

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