Qu'est-ce que le suivi du temps et pourquoi sera-t-il obligatoire pour les entreprises à partir de 2025 ?

Suivi du temps est un système qui permet aux entreprises d'enregistrer les heures de travail de chaque employé, en précisant le début et la fin de leur journée de travail. Depuis l'entrée en vigueur du décret-loi royal 8/2019, Toutes les entreprises espagnoles sont légalement tenues de tenir un registre quotidien des heures de travail de leurs employés.. Cette mesure a été introduite pour lutter contre la précarité de l'emploi, prévenir l'abus d'heures supplémentaires non rémunérées et protéger le temps de repos des travailleurs.

L'enregistrement des heures de travail n'est pas seulement une obligation légale. améliorer l'organisation interne, garantir les droits des travailleurs et promouvoir une culture d'entreprise plus transparente et plus équitable. Aujourd'hui, le suivi du temps de travail a pris une nouvelle dimension. Dans un paysage marqué par la numérisation, le travail à distance et les horaires flexibles, il est essentiel d'assurer un suivi précis des heures de travail, avec sécurité et traçabilité.

Avec la mise en œuvre prochaine de la nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travailAvec l'entrée en vigueur de la directive sur l'accès à l'information et la protection des données, prévue pour 2025, ce système sera complètement transformé. Les relevés de temps doivent être gérés exclusivement par des systèmes numériquesL'utilisation de l'informatique et du papier sera strictement interdite. Cette évolution représente un défi majeur pour tous les types d'entreprises, en particulier pour les petites entreprises, les microentreprises et les travailleurs indépendants, dont beaucoup utilisent encore des méthodes manuelles telles que des modèles imprimés ou des feuilles de calcul.

Ce guide offre une vue d'ensemble claire et pratique du suivi du temps.. Qu'est-ce que c'est, pourquoi c'est important, quand la nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travail entrera en vigueur, quels systèmes seront valables et quel sera l'impact sur les entreprises à partir de 2025.

Quand le suivi du temps a-t-il été mis en place ?

Le suivi du temps est devenu une mesure obligatoire en Espagne le 12 mai 2019avec l'entrée en vigueur de la Décret-loi royal 8/2019. Ce règlement a modifié l'article 34.9 du Statut des travailleursLa Commission européenne a adopté la directive sur le temps de travail, qui établit que toutes les entreprises doivent tenir un registre quotidien des heures de travail de leurs employés, indépendamment de leur taille ou de leur secteur d'activité.

La loi sur le suivi du temps a été introduite en tant qu'outil permettant d'enregistrer avec précision les heures de travail pour les raisons suivantes :

1. Prévenir l'abus d'heures supplémentaires non rémunérées.
2. Veiller au respect des horaires de travail convenus.
3. Respecter les périodes de repos quotidiennes et hebdomadaires.
4. Faciliter le travail de l'inspection du travail.

Depuis son adoption, le suivi du temps a été obligatoire pour toutes les entreprisesLa Commission européenne a mis en place un système d'évaluation des risques, y compris pour les employés à temps plein et à temps partiel, les travailleurs à distance et les employés qui effectuent un travail mobile.

Principales dispositions du règlement actuel sur le suivi du temps de travail

La législation en vigueur depuis 2019 établit les exigences de base suivantes :

• Enregistrement quotidien des heures de travail de chaque employé, y compris les heures d'arrivée et de départ.
• Liberté de choisir le système de suivipour autant qu'il garantisse la fiabilité, l'accessibilité et la protection contre les modifications arbitraires.
• Conservation des dossiers depuis au moins quatre ans.
• Disponibilité de dossiers pour l'inspection par l'autorité du travail.
• Droit des employés d'accéder à leurs propres relevés de temps.

Cependant, jusqu'à présent, la loi n'a pas spécifié le format requis pour le suivi des temps, ce qui a permis à de nombreuses entreprises d'utiliser des méthodes basées sur le papier, des modèles Excel ou des systèmes internes sans réelles garanties de traçabilité ou de sécurité des données. En conséquence, de nombreuses irrégularités ont été détectées par l'inspection du travail.

La nouvelle loi sur le suivi du temps numérique

Le nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travailL'entrée en vigueur de la directive est prévue pour la fin de l'année. 2025Cette mesure fait partie d'un ensemble de mesures en faveur de l'emploi promues par l'Union européenne. Ministère espagnol du travail. Son principal objectif est de renforcer le respect de la réglementation en matière de temps de travail en mettant en œuvre systèmes numériques qui garantissent l'intégrité, la traçabilité et la transparencetout en protégeant les droits des travailleurs et en luttant contre le travail non déclaré.

Le changement le plus important est qu'une fois que la loi est appliquée, le suivi du temps doit être effectué entièrement par des moyens numériquesCette mise à jour vise à adapter le suivi du temps au contexte de la numérisation, en veillant à ce que les enregistrements se fassent de manière transparente. Cette mise à jour vise à adapter le suivi du temps à un contexte marqué par la numérisation, en veillant à ce que les enregistrements soient fiable, sécurisé et accessible pour les entreprises, les employés et les Inspection du travail comme les autres.

Le nouveau règlement s'appliquera toutes les entreprises qui emploient des travailleursindépendamment de leur la taille, le secteur ou la forme juridique. Cela signifie que les grandes entreprises seront touchées, de même que les entreprises de taille moyenne. petites entreprises, y compris les microentreprises, les PME et les indépendants avec du personnel sous contrat. En outre, elle s'appliquera aux employés travailler sur place, à distance ou de manière mobile.

Quand la nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travail entrera-t-elle en vigueur ?

Bien que la nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travail est encore en cours d'examen parlementaire, la Ministère du travail a confirmé qu'elle entrerait en vigueur au cours de l'année 2025. Cela signifie qu'une fois la loi approuvée et publiée au Journal officiel de l'État (BOE), toutes les entreprises devront avoir adapté leurs systèmes de suivi du temps avant la fin de l'année.

A ce stade, pas de date de mise en œuvre spécifique a été fixée. Cependant, tout porte à croire que la loi entrera en vigueur dans les années à venir. deuxième semestre 2025, avec un période de transition afin de donner aux entreprises le temps de s'adapter aux nouvelles exigences. Cette phase de transition sera particulièrement importante pour microentreprises, petites et moyennes entreprises entreprises (PME), et les travailleurs indépendants ayant des employésLa plupart d'entre eux s'appuient encore sur des systèmes de suivi manuels ou sur papier.

Quels sont les changements introduits par le nouveau règlement ?

À partir de 2025, le nouveau règlement introduira plusieurs changements importants dans la manière dont les entreprises suivent et gèrent les heures de travail. Vous trouverez ci-dessous les mises à jour les plus importantes :

1. Suivi numérique du temps obligatoire

L'un des principaux piliers de cette réforme est la l'utilisation obligatoire des systèmes numériques pour le suivi du temps de travail. Dès l'entrée en vigueur de la loi, l'utilisation des les méthodes manuelles ou sur papier seront explicitement interditescar ils ne garantissent pas la précision et la traçabilité requises.

2. Réduction de la semaine de travail à 37,5 heures

En mai 2024, le Conseil des ministres a approuvé un projet de loi visant à réduire la semaine de travail normale de 40 à 37,5 heures sans réduction de salaire. Bien qu'elle fasse encore l'objet d'un examen parlementaire, cette mesure, si elle est approuvée, obligera les entreprises à :

• Examiner les contrats et les horaires des employés pour s'assurer qu'ils sont conformes aux nouvelles limites légales.
• Veiller à ce que les heures supplémentaires soient correctement enregistrées dans le système de suivi numérique.
• Aménager leur temps de travail, même s'ils ne sont pas couverts par des conventions collectives spécifiques.

3. Temps de travail effectif

Le nouveau règlement renforce la notion de "temps de travail effectif", c'est-à-dire seul le temps effectif pendant lequel un employé fournit des services compte comme heures de travail. Par conséquent, les systèmes numériques doivent refléter clairement et de manière vérifiable ce temps, y compris :

• Les temps d'attente, les pauses injustifiées ou les temps morts.
• Mouvements internes non directement liés aux tâches de l'emploi.

Cette disposition sera particulièrement pertinente pour :

• Travailleurs mobiles (par exemple, vendeurs, livreurs, techniciens).
• Les entreprises ayant des modèles de travail flexibles ou hybrides.
• Secteurs où les horaires de travail sont variables ou intensifs.

4. Télétravail et suivi du temps de travail

La législation précédente ne prenait pas pleinement en compte les modèles de travail à distance ou hybrides. En vertu de la nouvelle loi, les entreprises doivent également suivre les heures de travail des travailleurs à distanceLes employeurs sont tenus d'appliquer les mêmes conditions que celles en vigueur sur le terrain. Les employeurs devront :

• Fournir aux employés à distance un outil numérique de pointer depuis n'importe quel endroit.
• Intégrer ces données dans leur système central de suivi du temps.
• Éviter les pratiques intrusives, respecter l'employé vie privéetout en garantissant conformité avec les horaires de travail.

5. Droit à la déconnexion numérique

La loi prévoit également une droit à la déconnexion numériqueune mesure clé pour les environnements de travail à distance et flexibles. Les entreprises devront mettre en œuvre des protocoles internes pour limiter la communication en dehors des heures de travail :

• Restreindre les courriels, les appels ou les chats aux employés en dehors des heures de travail.
• Intégrer cette pratique dans la culture d'entreprise et des systèmes de suivi.
• Sensibiliser les responsables et les équipes sur le respect des droits des salariés temps de repos.

6. Sanctions en cas de non-respect

Le non-respect du nouveau modèle numérique de suivi du temps peut entraîner des sanctions financières importantes:

• Des amendes allant de 750 € à 7 500 en fonction de la gravité de l'infraction.
• Les sanctions peuvent être accumulés par employé concerné ou par période non enregistrée.
• Absence d'enregistrements numériques, falsification des données ou inaccessibilité lors des inspections du travail seront également considérées comme des violations.

Systèmes numériques valides selon la nouvelle loi

Avec l'arrivée prochaine de la Loi sur le suivi numérique du temps de travail En 2025, toutes les entreprises espagnoles seront tenues d'enregistrer les heures de travail de leurs employés à l'aide d'un système d'enregistrement des heures de travail. systèmes numériques qui répondent aux normes fixées par la législation. Cela marque la fin définitive des méthodes manuelles et fondées sur le papier, telles que les feuilles de calcul Excel ou les registres manuscrits.

Mais quels types de systèmes sont considérés comme valables ?
Le règlement n'impose pas un format unique, mais il définit un ensemble d'éléments à prendre en compte. caractéristiques obligatoires que tous les systèmes numériques de suivi du temps doivent inclure :

1. Enregistrement en temps réel par l'employé

• Les dossiers doivent refléter fidèlement les horaires de travail du salarié, en indiquant les heures effectives de début et de fin de sa journée de travail -et non des horaires prédéfinis.
• L'employé doit entrer et sortir en temps réel. Il n'est pas permis de saisir les heures manuellement après coup ou d'utiliser des formats modifiables.
• Bien qu'il ne soit pas légalement obligatoire d'enregistrer les pauses, il est possible de le faire. recommandé d'inclure des périodes de repos, en particulier pour les équipes fractionnées ou les pauses prolongées.

2. Assurer la traçabilité, l'intégrité et la sécurité des données

• Chaque employé doit enregistrer ses heures individuellement.
• Dossiers ne doit pas être modifiable sans laisser de trace. Toute modification du registre des temps doit être documenté, justifié par l'employé, et approuvée par un directeur ou un superviseur.
• Le système doit fournir un une empreinte numérique claire, montrant qui a pointé, quand et à partir de quel appareil.
• Le système doit être conforme lois sur la protection des données (LOPD et GDPR), en veillant à ce que les confidentialité des informations sur les employés.

3. Accessible aux inspecteurs du travail et aux employés

• Les entreprises doivent pouvoir présenter les documents sous forme numérique immédiatement lors d'une inspection du travail.
• Les employés doivent avoir un accès facile et direct de consulter leurs propres relevés de temps sans passer par des intermédiaires.
• Pour les travailleurs à distance ou mobilesle système doit être accessible par un appareil connecté à l'internet depuis n'importe quel endroitsans exiger une présence physique sur le lieu de travail.

4. Conservation obligatoire des dossiers pendant au moins 4 ans

• Les entreprises sont légalement tenues de conserver les relevés d'heures pendant au moins quatre ansindépendamment du type de contrat ou de la durée de l'emploi.
• Les dossiers doivent être bien organisés, stockés en toute sécurité et facilement accessibles.
• Défaut de stockage ou de présentation les registres au cours d'une inspection sera considérée comme une violationmême si le suivi du temps était par ailleurs effectué correctement.

Quelles sont les solutions technologiques envisageables ?

La loi ne prescrit pas un outil unique, mais toute solution choisie doit répondre aux exigences légales susmentionnées. Les options valables sont les suivantes

• Outils de suivi du temps basés sur l'informatique en nuageaccessible via des appareils mobiles ou des navigateurs.
• Logiciel RH avec suivi numérique du temps de travail intégré.
• Systèmes biométriques (par exemple, les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale), à condition qu'elles soient conformes aux règles de protection des données.
• Cartes-clés ou jetons numériquesL'ordinateur de poche est relié à un logiciel qui enregistre les heures d'arrivée et de départ.
• Applications mobiles de géolocalisationLe système d'enregistrement des heures de travail, idéal pour les employés éloignés ou mobiles, leur permet de pointer de n'importe où.

Il est essentiel de choisir une solution adaptée à la taille et aux besoins opérationnels de votre entreprise, en évaluant les éléments suivants la facilité d'utilisation, le coût, la conformité légale et l'assistance technique.

Le suivi du temps sur papier sera-t-il interdit ?

Avec la mise en œuvre de la Nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travail en 2025, l'utilisation du papier pour enregistrer les heures de travail sera totalement interdite. Il s'agit de l'un des changements les plus importants du règlement, qui marque l'entrée en vigueur de la directive sur le temps de travail. la fin définitive des méthodes de suivi manuel encore couramment utilisés par les petites entreprises, les indépendants et les microentreprises.

L'objectif principal de cette mesure est d'assurer l'accès à l'eau potable et à l'assainissement. fiabilité, intégrité et traçabilité des enregistrements du temps de travail. Les systèmes sur papier présentent de nombreuses limitations :

• Ils sont facilement manipulables ou modifiables sans laisser de traces.
• Ils manque de traçabilitéce qui signifie qu'il n'y a pas de trace de qui a consigné l'entrée ou quand.
• Ils ne garantissent pas la protection des données conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection de la vie privée.
• Ils ne pas respecter le maintien et l'accessibilité les exigences imposées par l'Union européenne Inspection du travail.
• Les dossiers papier rendent les vérifications difficiles respect du temps de travail, les pauses ou les heures supplémentaires, ce qui peut conduire à les conflits du travail ou les sanctions.

Quelles sont les autres méthodes qui ne seront plus valables ?

En plus du papier, les systèmes manuels ou non auditables sera également considéré comme non conformes à la nouvelle loi. Il s'agit notamment de

• Feuilles de calcul Excel rempli manuellement.
• Documents PDF signés.
• Courriels utilisé pour entrer ou sortir du bureau.
• Notes manuscrites ou des relevés de temps signés dans un carnet.

Pénalités et sanctions en cas de non-respect des règles

Le non-respect de la nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travail peut entraîner des sanctions financières importantes pour les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité ou leur taille. Les Inspection du travail devrait intensifier ses efforts de mise en œuvre après l'entrée en vigueur du règlement, en particulier dans les secteurs où le suivi manuel est plus courant ou dans lesquels des infractions ont été fréquemment constatées.

Qu'est-ce qui sera considéré comme une violation de la loi ?

• L'absence de mise en œuvre d'un système numérique de suivi du temps.
• Continuer à utiliser des dossiers papier, des feuilles de calcul ou d'autres méthodes non traçables.
• Ne pas conserver les relevés de temps pour l'obligation légale de Période de 4 ans.
• Blocage de l'accès aux registres par l'employé ou l'inspection du travail.
• Manipulation, dissimulation ou falsification les données relatives au temps de travail.
• Enregistrement incorrect les pauses ou les heures de travail effectives.

Quelles sont les sanctions possibles ?

Selon la Loi sur les infractions et les sanctions dans l'ordre social (LISOS)Les infractions liées au suivi du temps sont classées comme suit infractions graves et peut entraîner les sanctions suivantes :

• Amendes allant de 751 € à 7 500 € par infraction grave.
• Les sanctions peuvent être cumulées pour chaque salarié concerné ou pour chaque période sans relevé de temps valide.
• En cas de récidive ou refus d'obtempérerLes amendes peuvent augmenter et être accompagnées de des mesures correctives.

Qui est responsable ?

L'entreprise est le partie directement responsablemême si le suivi du temps est géré par une application externe ou délégué à un personnel spécifique. Indépendants les chefs d'entreprise qui emploient des salariés sous contrat et ne mettent pas en place un suivi du temps adéquat peuvent également être tenus pour responsables.

Comment ce règlement affecte-t-il les entreprises ?

L'entrée en vigueur de la nouvelle loi sur le suivi numérique du temps de travail représente un changement structurel dans la manière dont les entreprises doivent enregistrer et gérer les heures de travail de leurs employés. Une fois en vigueur, toutes les entreprises-Indépendamment de leur taille, de leur secteur ou de leur structure juridique, les entreprises seront tenues d'utiliser le système d'information de gestion de l'entreprise. les systèmes numériques de suivi du temps.

Cela signifie que les entreprises devront prendre un certain nombre de mesures. ajustements internes, techniques et organisationnels, en particulier ceux qui dépendent encore de l les systèmes manuels ou sur papier. Le règlement ne prévoit aucune exception : les travailleurs indépendants avec salariés, les micro-entreprises et les PME doivent se conformer aux mêmes exigences que les grandes entreprises.

Principaux changements que les entreprises devront mettre en œuvre

• Remplacer les systèmes manuels ou sur papier par des outils numériques qui répondent aux exigences légales.
• Former les employés sur la manière d'utiliser les systèmes numériques de suivi du temps et de comprendre leurs nouvelles responsabilités en matière de gestion du temps de travail.
• Adapter les processus internes de l'entrepriseLe système de gestion des heures de travail peut être utilisé pour la planification des quarts de travail, le suivi des pauses et des repos et la vérification des heures de travail effectives.

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La nouvelle loi n'a pas encore été officiellement publiée, la préparation est essentielle. Plus tôt un système numérique sera mis en œuvre, plus l'entreprise aura le temps de procéder à des ajustements et de corriger les problèmes éventuels. Être prêt dès le premier jour éviter les amendes et assurer une transition en douceur.

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