O que é o controlo do tempo e porque é que será obrigatório para as empresas a partir de 2025?

Controlo do tempo é um sistema que permite às empresas registar as horas de trabalho de cada trabalhador, especificando o início e o fim do seu dia de trabalho. Desde a implementação do Real Decreto-Lei 8/2019, todas as empresas em Espanha são legalmente obrigadas a manter um registo diário das horas de trabalho dos seus empregados. Esta medida foi introduzida para combater a precariedade do emprego, evitar o abuso de horas extraordinárias não remuneradas e proteger o tempo de descanso dos trabalhadores.

O registo das horas de trabalho não é apenas uma obrigação legal - tornou-se uma ferramenta fundamental para melhorar a organização interna, garantir os direitos laborais e promover uma cultura empresarial mais transparente e justa. Atualmente, o controlo do tempo de trabalho adquiriu uma nova dimensão. Num cenário moldado pela digitalização, pelo trabalho remoto e por horários flexíveis, é essencial controlar com precisão as horas de trabalho com segurança e rastreabilidade.

Com a próxima implementação do nova lei sobre o controlo digital do tempoque deverá entrar em vigor em 2025, este sistema sofrerá uma transformação completa. Os registos de tempo devem ser geridos exclusivamente através de sistemas digitaise a utilização de papel será estritamente proibida. Esta mudança representa um grande desafio para todos os tipos de empresas, especialmente para as pequenas empresas, microempresas e trabalhadores independentes com pessoal, muitos dos quais ainda dependem de métodos manuais, como modelos impressos ou folhas de cálculo.

Este guia oferece uma visão clara e prática do controlo do tempo. O que é, porque é importante, quando entra em vigor a nova lei sobre o registo digital do tempo, que sistemas serão válidos e qual o impacto nas empresas a partir de 2025.

Quando foi implementado o controlo do tempo?

O controlo do tempo tornou-se uma medida obrigatória em Espanha em 12 de maio de 2019com a entrada em vigor do Real Decreto-Lei 8/2019. Este regulamento alterou o n.º 9 do artigo 34. Estatuto dos Trabalhadoresque estabelece que todas as empresas devem manter um registo diário das horas de trabalho dos trabalhadores, independentemente da sua dimensão ou sector de atividade.

A lei sobre o controlo de tempo foi introduzida como um instrumento para registar com precisão as horas de trabalho pelas seguintes razões

1. Impedir o abuso de horas extraordinárias não pagas.
2. Assegurar o cumprimento dos horários de trabalho acordados.
3. Respeitar os períodos de descanso diários e semanais.
4. Facilitar o trabalho da Inspeção do Trabalho.

Desde a sua aprovação, o controlo do tempo tem sido obrigatório para todas as empresasincluindo os trabalhadores a tempo inteiro e a tempo parcial, os trabalhadores à distância e os trabalhadores que efectuam trabalho móvel.

Principais disposições do atual regulamento relativo ao controlo do tempo

A legislação em vigor desde 2019 estabelece os seguintes requisitos básicos:

• Registo diário das horas de trabalho de cada trabalhador, incluindo as horas de entrada e de saída.
• Liberdade de escolha do sistema de rastreiodesde que garanta fiabilidade, acessibilidade e proteção contra modificações arbitrárias.
• Conservação dos registos durante, pelo menos, quatro anos.
• Disponibilidade de registos para inspeção pela Autoridade do Trabalho.
• Direito dos trabalhadores para aceder aos seus próprios registos de tempo.

No entanto, até à data, a lei não especificou o formato necessário para o controlo do tempo de trabalho, o que permitiu que muitas empresas utilizassem métodos baseados em papel, modelos Excel ou sistemas internos sem garantias reais de rastreabilidade ou segurança dos dados. Consequentemente, foram detectadas numerosas irregularidades pela Inspeção do Trabalho.

A nova lei sobre o controlo digital do tempo

O nova lei sobre o controlo digital do tempo, que deverá entrar em vigor em 2025faz parte de um pacote de medidas laborais promovido pelo Ministério do Trabalho espanhol. O seu principal objetivo é reforçar o cumprimento da regulamentação relativa ao tempo de trabalho através da aplicação de sistemas digitais que garantem integridade, rastreabilidade e transparênciae, simultaneamente, proteger os direitos laborais e combater o trabalho não declarado.

A mudança mais significativa é que, uma vez que a lei é aplicada, o controlo do tempo deve ser efectuado inteiramente por meios digitaiseliminando a utilização de papel ou de métodos manuais. Esta atualização visa adaptar o controlo de tempo a um contexto marcado pela digitalização, garantindo que os registos são fiável, seguro e acessível para as empresas, os trabalhadores e o Inspeção do Trabalho iguais.

O novo regulamento aplicar-se-á a todas as empresas que empregam trabalhadores, independentemente da sua dimensão, sector ou forma jurídica. Isto significa que irá afetar tanto as grandes empresas como pequenas empresas, incluindo microempresas, PME e trabalhadores independentes com pessoal contratado. Além disso, aplicar-se-á aos trabalhadores trabalhar no local, à distância ou em funções móveis.

Quando entrará em vigor a nova lei sobre o registo digital do tempo de trabalho?

Embora o nova lei sobre o controlo digital do tempo ainda está a ser analisado pelo Parlamento, o Ministério do Trabalho confirmou que entrará em vigor em 2025. Isto significa que, assim que a lei for aprovada e publicada no Boletim Oficial do Estado (BOE), todas as empresas serão obrigadas a adaptar os seus sistemas de controlo de tempo antes do final do ano.

Nesta altura, sem data de aplicação específica foi fixado. No entanto, todos os sinais apontam para que a lei entre em vigor no segundo semestre de 2025, com um período de transição para dar tempo às empresas de se adaptarem aos novos requisitos. Esta fase de transição será especialmente importante para microempresas, pequenas e médias empresas empresas (PME) e trabalhadores independentes com trabalhadores por conta de outremmuitos dos quais ainda dependem de sistemas de controlo manuais ou em papel.

Que alterações introduz o novo regulamento?

A partir de 2025, o novo regulamento introduzirá várias alterações significativas na forma como as empresas registam e gerem as horas de trabalho. Seguem-se as actualizações mais relevantes:

1. Controlo digital obrigatório do tempo de trabalho

Um dos pilares fundamentais desta reforma é a utilização obrigatória de sistemas digitais para o controlo do tempo. Quando a lei entrar em vigor, a utilização de os métodos manuais ou em suporte de papel serão explicitamente proibidospois não garantem a precisão e a rastreabilidade necessárias.

2. Redução da semana de trabalho para 37,5 horas

Em maio de 2024, o Conselho de Ministros aprovou um projeto de lei que visa reduzir a semana de trabalho normal de 40 a 37,5 horas sem redução de salário. Embora ainda em análise parlamentar, se aprovada, esta medida obrigará as empresas a:

• Rever os contratos e horários dos trabalhadores para garantir a conformidade com os novos limites legais.
• Assegurar que as horas extraordinárias são devidamente registadas no sistema de acompanhamento digital.
• Ajustar o seu horário de trabalho, mesmo que não estejam abrangidos por convenções colectivas específicas.

3. Tempo de trabalho efetivo

O novo regulamento reforça o conceito de "tempo de trabalho efetivo", o que significa apenas o tempo efetivo em que o trabalhador presta serviços é contabilizado como horas de trabalho. Por conseguinte, os sistemas digitais devem refletir este tempo de forma clara e verificável, incluindo:

• Tempos de espera, pausas injustificadas ou tempos de inatividade.
• Movimentos internos não diretamente ligados às funções do posto de trabalho.

Esta disposição será especialmente relevante para:

• Trabalhadores móveis (por exemplo, vendedores, pessoal de entregas, técnicos).
• Empresas com modelos de trabalho flexíveis ou híbridos.
• Sectores com horários de trabalho variáveis ou intensivos.

4. Teletrabalho e controlo do tempo

A legislação anterior não contemplava plenamente modelos de trabalho à distância ou híbridos. De acordo com a nova lei, as empresas devem também registar os horários de trabalho para trabalhadores à distânciaO empregador deve assegurar que sejam aplicadas as mesmas condições que nos locais de trabalho. Os empregadores deverão:

• Fornecer aos funcionários remotos um ferramenta digital para entrar e sair do relógio a partir de qualquer local.
• Integrar estes dados no seu sistema central de controlo de tempo.
• Evitar práticas intrusivas, respeitando os trabalhadores privacidade, assegurando simultaneamente cumprimento com horário de trabalho.

5. Direito à desconexão digital

A lei também inclui um direito à desconexão digitaluma medida fundamental para ambientes de trabalho à distância e flexíveis. As empresas serão obrigadas a implementar protocolos internos para limitar a comunicação fora do horário de trabalho:

• Restringir mensagens de correio eletrónico, chamadas ou conversas aos trabalhadores após o horário de trabalho.
• Incorporar esta prática na cultura da empresa e sistemas de controlo.
• Sensibilizar os gestores e as equipas sobre o respeito pelos direitos dos trabalhadores tempo de repouso.

6. Sanções por incumprimento

O não cumprimento do novo modelo de controlo digital do tempo pode levar a sanções financeiras significativas:

• Coimas que vão desde 750 a 7 500 euros em função da gravidade da infração.
• As sanções podem ser acumulado por trabalhador afetado ou por período não registado.
• Falta de registos digitais, adulteração de dados ou inacessibilidade durante as inspecções laborais também serão consideradas infracções.

Sistemas digitais válidos ao abrigo da nova lei

Com a próxima Lei sobre o registo digital do tempo de trabalho que entrará em vigor em 2025, todas as empresas em Espanha serão obrigadas a registar as horas de trabalho dos trabalhadores através de sistemas digitais que cumprem as normas estabelecidas na legislação. Isto marca o fim definitivo dos métodos manuais e em papel, como as folhas de cálculo Excel ou os registos manuscritos.

Mas que tipos de sistemas são considerados válidos?
O regulamento não impõe um formato único, mas define um conjunto de caraterísticas obrigatórias que todos os sistemas digitais de controlo de tempo devem incluir:

1. Registo em tempo real pelo empregado

• Os registos devem refletir com exatidão o horário de trabalho do trabalhador, com indicação das horas efectivas de início e fim do dia de trabalho-e não horários predefinidos.
• O trabalhador deve entrar e sair do relógio em tempo real. Não é permitido introduzir as horas manualmente após o facto ou utilizar formatos editáveis.
• Embora não seja legalmente obrigatório registar as pausas, é recomendado para incluir períodos de repouso, especialmente para turnos parciais ou pausas prolongadas.

2. Garantir a rastreabilidade, a integridade e a segurança dos dados

• Cada trabalhador deve registar as suas horas individualmente.
• Registos não deve ser alterável sem deixar rasto. Qualquer alteração no registo de horas deve ser documentado, justificado pelo trabalhador, e aprovado por um diretor ou supervisor.
• O sistema deve fornecer um pegada digital clara, mostrando quem registou o ponto de entrada, quando e a partir de que dispositivo.
• O sistema deve cumprir os seguintes requisitos leis de proteção de dados (LOPD e RGPD), assegurando a confidencialidade de informações sobre os trabalhadores.

3. Acessível aos inspectores do trabalho e aos trabalhadores

• As empresas devem ser capazes de apresentar os registos em formato digital imediatamente durante uma inspeção do trabalho.
• Os trabalhadores devem ter acesso fácil e direto para ver os seus próprios registos de tempo sem passar por intermediários.
• Para trabalhadores à distância ou móveisO sistema deve ser acessível através de um dispositivo ligado à Internet a partir de qualquer localsem exigir a presença física num local de trabalho.

4. Conservação obrigatória dos registos durante, pelo menos, 4 anos

• As empresas são legalmente obrigadas a conservar os registos de tempo durante pelo menos quatro anosindependentemente do tipo de contrato ou da duração do emprego.
• Os registos devem ser bem organizados, armazenados de forma segura e facilmente recuperáveis.
• Não armazenar ou apresentar corretamente os registos durante uma inspeção será considerada uma violaçãomesmo que o controlo do tempo estivesse a ser efectuado corretamente.

Que soluções tecnológicas podem ser utilizadas?

A lei não prescreve uma única ferramenta, mas qualquer solução escolhida deve cumprir os requisitos legais acima referidos. As opções válidas incluem:

• Ferramentas de controlo do tempo baseadas na nuvemacessível através de dispositivos móveis ou navegadores.
• Software de RH com registo digital de tempo integrado.
• Sistemas biométricos (por exemplo, impressões digitais ou reconhecimento facial), desde que cumpram os regulamentos de proteção de dados.
• Cartões-chave ou fichas digitaisO sistema de controlo de acesso, ligado a um software que regista as horas de entrada e saída.
• Aplicações móveis de geolocalizaçãoideal para que os empregados remotos ou móveis possam picar o ponto a partir de qualquer lugar.

É essencial escolher uma solução que se adapte à dimensão da sua empresa e às suas necessidades operacionais - avaliando facilidade de utilização, custo, conformidade legal e apoio técnico.

O registo de tempo em papel vai ser proibido?

Com a implementação do Nova lei sobre o registo digital do tempo de trabalho em 2025, a utilização de papel para registar as horas de trabalho será totalmente proibida. Esta é uma das alterações mais significativas do regulamento e marca a fim definitivo dos métodos manuais de rastreio ainda é comummente utilizado por pequenas empresas, freelancers e microempresas.

O principal objetivo desta medida é assegurar a fiabilidade, integridade e rastreabilidade de registos de tempo de trabalho. Os sistemas em papel apresentam múltiplas limitações:

• São eles facilmente manipulado ou editado sem deixar qualquer rasto.
• Eles falta de rastreabilidadeou seja, não há registo de quem registou a entrada ou quando.
• Eles não garantem a proteção dos dados de acordo com os regulamentos de privacidade actuais.
• Eles não cumprir a conservação e a acessibilidade requisitos impostos pelo Inspeção do Trabalho.
• Os registos em papel tornam difícil a verificação cumprimento do tempo de trabalho, pausas ou horas extraordinárias, que pode levar a conflitos ou sanções laborais.

Que outros métodos deixarão de ser válidos?

Para além do papel, sistemas manuais ou não auditáveis também será considerado não conformes com a nova lei. Estes incluem:

• Folhas de cálculo Excel preenchido manualmente.
• Documentos PDF assinados.
• Emails utilizado para marcar o ponto de entrada ou de saída.
• Notas manuscritas ou registos de tempo assinados num caderno.

Sanções e penalidades por incumprimento

O não cumprimento do nova lei sobre o controlo digital do tempo pode resultar em sanções financeiras significativas para as empresas, independentemente do seu sector ou dimensão. O Inspeção do Trabalho deverá aumentar os esforços de execução quando o regulamento entrar em vigor, em especial nos sectores em que o rastreio manual é mais comum ou em que as violações foram frequentemente identificadas.

O que é que será considerado uma violação da lei?

• Não implementar um sistema digital de controlo do tempo.
• Continuar a utilizar registos em papel, folhas de cálculo ou outros métodos não rastreáveis.
• Não conseguir conservar os registos de tempo para o legalmente exigido Período de 4 anos.
• Bloqueio de acesso aos registos do trabalhador ou da Inspeção do Trabalho.
• Manipulação, ocultação ou falsificação dados relativos ao tempo de trabalho.
• Registo incorreto pausas ou horas de trabalho efetivo.

Que sanções podem ser aplicadas?

De acordo com o Lei das Infracções e das Sanções na Ordem Social (LISOS)As infracções relacionadas com o controlo do tempo são classificadas como infracções graves e pode dar origem às seguintes sanções:

• Coimas que variam entre 751 euros e 7 500 euros por infração grave.
• As sanções podem ser acumulado para cada trabalhador afetado ou para cada período sem um registo de tempo válido.
• Nos casos de reincidência ou recusa de cumprimentoAs coimas podem aumentar e ser acompanhadas de medidas corretivas.

Quem é responsável?

A empresa é a parte diretamente responsávelMesmo que o controlo de tempo seja gerido através de uma aplicação externa ou delegado a pessoal específico. Trabalhador por conta própria empresários que têm empregados contratados e não implementarem um controlo de tempo adequado também podem ser responsabilizados.

Como é que este regulamento afecta as empresas?

A entrada em vigor do nova lei sobre o controlo digital do tempo representa um mudança estrutural na forma como as empresas devem registar e gerir os horários de trabalho dos trabalhadores. Uma vez em vigor, todas as empresas-independentemente da sua dimensão, sector ou estrutura jurídica - serão obrigadas a utilizar sistemas digitais de controlo do tempo.

Isto significa que as empresas terão de tomar uma série de medidas ajustamentos internos, técnicos e organizacionaisespecialmente aqueles que ainda dependem de sistemas manuais ou em papel. O regulamento não admite excepções: os trabalhadores independentes com trabalhadores, as microempresas e as PME devem cumprir os mesmos requisitos que as grandes empresas.

Principais alterações que as empresas terão de implementar

• Substituir sistemas manuais ou baseados em papel por ferramentas digitais que cumprem os requisitos legais.
• Formar os empregados sobre como utilizar os sistemas digitais de controlo do tempo de trabalho e compreender as suas novas responsabilidades na gestão do tempo de trabalho.
• Adaptar os processos internos da empresacomo o planeamento dos turnos, o controlo das pausas e dos descansos e a verificação das horas de trabalho efectivas.

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Embora a nova lei ainda não tenha sido oficialmente publicada, a preparação é fundamental. Quanto mais cedo um sistema digital for implementado, mais tempo a empresa terá para fazer ajustes e corrigir potenciais problemas. Estar preparado desde o primeiro dia irá ajudar a evitar coimas e assegurar uma transição suave.

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