Cómo implementar la metodología de “kanban” para aumentar la eficiencia

Al liderar un equipo, uno de los principales problemas con el que nos encontramos es conseguir la máxima eficiencia y productividad. Con el método kanban conseguimos aumentar la eficacia de cualquier equipo. Es importante que como líder o directivo de recursos humanos tengas en cuenta este método para implementar en tu organización, ya que ayudará a conseguir una mayor productividad y gestión de las tareas a través de la mejora del flujo de trabajo.

¿Qué es la metodología “Kanban”?

La metodología Kanban es un estilo de organización de trabajo muy peculiar, capaz de alcanzar niveles de productividad y eficiencia altos. Se basa en la filosofía centrada en la mejora contínua y pone en equilibrio el trabajo que se necesita hacer con la disponibilidad de cada miembro. Para no andar con rodeos es un método de trabajo “just in time” en donde se eliminan todas las tareas que impliquen un desperdicio en el proceso de producción de un proyecto, producto o servicio. Se produce justo lo necesario, en el momento necesario.

El método Kanban se encarga de optimizar la entrega de trabajo representando un sistema de comportamiento “pull”. Esto significa que la producción está basada en la demanda, en lugar del modus operandi habitual: producir bienes y llevarlos al mercado. El objetivo principal es crear más valor para el cliente sin generar más costes de producción.

La eficiencia con los tableros Kanban

Esta metodología de trabajo funciona a través de los tableros kanban. Es un elemento fundamental de esta metodología de trabajo. Se trata de un tablero que muestra en una vista general todas las tareas y el estado de las mismas, por lo que hace muy eficientes a los profesionales de recursos humanos que siguen este método.

“Kan” proviene en japonés de visual y “ban” proviene de tarjeta.

Por lo que es un método que utiliza tarjetas visuales para organizar el trabajo. No obstante, los tableros kanban utilizan tarjetas y columnas.

Tarjetas: Cada tarjeta representa de manera visual las tareas a realizar, así como aspectos secundarios como la fecha de entrega, la persona asignada, la descripción de la tarea etc…

Columnas: Por otro lado, las columnas representan las diferentes etapas de la tarea. Una tarea debe pasar por diferentes columnas, como pueden ser: propuesta, aprobación, en curso y finalización, por ejemplo

¿Cómo implementar el método Kanban en recursos humanos?

El método Kanban es aplicable a numerosos sectores, entre ellos, el de recursos humanos. En RRHH podemos tornar muy eficientes los procesos de contratación, reclutamiento, desarrollo y capacitación de los empleados, entre muchas otras tareas de un director de recursos humanos. A continuación, los pasos para implementar la metodología Kanban y aumentar la eficiencia de tu organización.

1. Establece una visión general del proceso por el que debe pasar cada tarea a realizar. Ser eficiente es sinónimo de ser ordenado. La tarea debe pasar por cada proceso de izquierda a derecha. Debes determinar el ciclo de cada tarea. El ejemplo más común es determinar 4 columnas: tareas pendientes, en proceso, testeando y finalizadas.

2. Define las tareas a realizar. Esto significa detallar las subtareas que deberás hacer para poder llevar a cabo la tarea principal. Es importante que las subtareas se relacionen con los objetivos corporativos.

3. Ordena las tareas en función de su prioridad. El método Kanban se caracteriza por ser eficiente en cuanto a la distribución de tareas. No debe haber un monton de tareas por hacer al mismo tiempo. Es por eso que hay que priorizar. Debes asignar un factor de prioridad a cada tarea para sacar adelante aquellas que sean más relevantes para la organización.

4. Empieza a trabajar. Ahora ya está todo organizado y puedes ser productivo en el trabajo. Por lo tanto, comienza a realizar las tareas de izquierda a derecha en el tablero kanban. Salta de columna en columna a media que las tareas van cumpliendo el proceso que has establecido en la etapa 1.

5. Mantén un seguimiento constante. El modelo Kanban implica mantener un seguimiento del proceso constante para que las tareas avancen poco a poco. Cuando una tarea acaba una etapa del proceso (por ejemplo: ya no es una tarea pendiente sino que es una tarea en proceso de elaboración) debes actualizar el tablero y avanzar a la siguiente etapa del ciclo de vida de las tareas. De igual manera, cuando terminas una tarea, debes darla como finalizada en el modelo Kanban, para mantener la organización y la productividad que esta metodología brinda. Y no olvides de añadir nuevas tareas al tablero a medida que se vayan cumpliendo las anteriores.

Beneficios de la metodología “Kanban” en los RRHH

La metodología Kanban puede beneficiar a un director de recursos humanos de varias maneras en la gestión de los recursos humanos. Sin duda, la productividad y la eficiencia aumenta con el modelo Kanban, así como con otras herramientas. Aquí tienes algunos beneficios específicos:

Visualización clara del flujo de trabajo

Permite al director de recursos humanos tener una visibilidad instantánea del estado de cada actividad, como reclutamiento, selección, formación, desarrollo y gestión del rendimiento.

Gestión eficiente de tareas y proyectos

Permite al gerente de RRHH organizar y supervisar de manera sistemática las actividades clave. Esto incluye la asignación de tareas específicas a los miembros del equipo.

Mayor nivel de productividad

Posibilita la comunicación de prioridades claras. Ayuda a los profesionales de recursos humanos a mantener el enfoque en las actividades más relevantes, evitando distracciones y asegurando una gestión eficiente del tiempo y los recursos humanos disponibles. Traduciendo este beneficio como un aumento significativo en la productividad.

Colaboración y transparencia

Kanban fomenta la colaboración efectiva y la transparencia en el equipo de recursos humanos. Facilita la asignación de responsabilidades, la comunicación entre los miembros del equipo y el intercambio de información clave relacionada con el reclutamiento, el desarrollo de habilidades, la gestión del rendimiento y otras actividades de recursos humanos.

Mejora continua

Impulsa la cultura de mejora continua en el departamento de recursos humanos. Al visualizar métricas e indicadores clave en el tablero Kanban, como el tiempo promedio de contratación, la tasa de retención de empleados o los resultados de las evaluaciones de desempeño, el director de recursos humanos puede identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos