Como implementar a metodologia de "kanban" para aumentar a eficiência

Ao liderar uma equipa, um dos principais problemas com que nos deparamos é conseguir a máxima eficiência e produtividade. Con o método kanban conseguimos aumentar a eficiência de qualquer equipa. É importante que, como líder ou diretor de recursos humanos, tenha em conta este método para implementar na sua organização, uma vez que ajudará a conseguir uma maior produtividade e gestão das tarefas através da melhoria do fluxo de trabalho.

O que é a metodologia "Kanban"?

A metodologia Kanban é um estilo de organização do trabalho muito peculiar, capaz de atingir níveis de produtividade e eficiência elevados. Baseia-se na filosofia centrada na melhoria contínua e coloca em equilíbrio o trabalho que precisa de ser feito com a disponibilidade de cada membro. Para não andar com rodeios é um método de trabalho "just in time" em que se eliminam todas as tarefas que implicam um desperdício no processo de produção de um projeto, produto ou serviço. Produz-se apenas o necessário, no momento necessário.

O método Kanban encarrega-se de otimizar a entrega de trabalho representando um sistema de comportamento "pull". Isto significa que a produção se baseia na procura, em vez do modus operandi habitual: produzir bens e levá-los para o mercado. O objetivo principal é criar mais valor para o cliente sem gerar mais custos de produção.

A eficiência com os quadros Kanban

Esta metodologia de trabalho funciona através dos registos kanban. É um elemento fundamental desta metodologia de trabalho. Trata-se de um quadro que mostra numa visão geral todas as tarefas e o estado das mesmas, pelo que se torna muito eficiente para os profissionais de recursos humanos que seguem este método.

"Kan" vem em japonês de visual e "ban" vem de tarjeta.

Por isso, é um método que utiliza tabelas visuais para organizar o trabalho. No entanto, os quadros kanban utilizam tabelas e colunas.

Tarjetas: Cada tarjeta representa de forma visual as tarefas a realizar, bem como aspectos secundários como o fecho de entrega, a pessoa designada, a descrição da tarefa, etc...

Colunas: Por outro lado, as colunas representam as diferentes etapas da tarefa. Uma tarefa deve passar por diferentes colunas, como podem ser: propuesta, aprobación, en curso y finalización, por ejemplo

Como implementar o método Kanban em recursos humanos?

O método Kanban é aplicável a numerosos sectores, entre os quais o dos recursos humanos. Na RRHH podemos tornar muito eficientes os processos de contratação, recolha, desenvolvimento e capacitação dos trabalhadores, entre muitas outras tarefas de um diretor de recursos humanos. A seguir, os passos para implementar a metodologia Kanban e aumentar a eficiência da sua organização.

1. Estabelece uma visão geral do processo por el que debe pasar cada tarea a realizar. Ser eficiente é sinónimo de ser ordenado. A tarefa deve passar por cada processo de izquierda a derecha. É necessário determinar o ciclo de cada tarefa. O exemplo mais comum é determinar 4 colunas: tareas pendientes, en proceso, testeando y finalizadas.

2. Definir as tarefas a realizar. Isso significa destacar as subtarefas que devem ser feitas para poder levar a cabo a tarefa principal. É importante que as subtarefas estejam relacionadas com os objectivos corporativos.

3. Ordena as tarefas em função da sua prioridade. O método Kanban caracteriza-se por ser eficiente no que respeita à distribuição de tarefas. Não deve haver um monte de tarefas por fazer ao mesmo tempo. É por isso que há que estabelecer prioridades. É necessário atribuir um fator de prioridade a cada tarefa para avançar com aquelas que são mais relevantes para a organização.

4. Empieza a trabajar. Agora já está tudo organizado e pode ser produtivo no seu trabalho. Por isso, comece a realizar as tarefas de esquerda para direita na tabela Kanban. Salta de coluna em coluna à medida que as tarefas vão cumprindo o processo que foi estabelecido na etapa 1.

5. Manter um acompanhamento constante. O modelo Kanban implica manter um acompanhamento constante do processo para que as tarefas avancem pouco a pouco. Quando uma tarefa termina uma etapa do processo (por exemplo: não é uma tarefa pendente, mas sim uma tarefa em processo de elaboração), é necessário atualizar o quadro e avançar para a etapa seguinte do ciclo de vida das tarefas. Da mesma forma, quando terminar uma tarefa, deve dar a mesma como finalizada no modelo Kanban, para manter a organização e a produtividade que esta metodologia traz. E não se esqueça de acrescentar novas tarefas ao quadro, à medida que as anteriores forem sendo cumpridas.

Benefícios da metodologia "Kanban" nos RRHH

A metodologia Kanban pode beneficiar um diretor de recursos humanos de várias maneiras na gestão dos recursos humanos. Sem dúvida, a produtividade e a eficiência aumentam com o modelo Kanban, bem como com outras ferramentas. Aqui estão alguns benefícios específicos:

Visualização clara do fluxo de trabalho

Permite ao diretor de recursos humanos ter uma visibilidade instantânea do estado de cada atividade, como recrutamento, seleção, formação, desenvolvimento e gestão do rendimento.

Gestão eficiente de tarefas e projectos

Permite ao gerente de RRHH organizar e supervisionar de forma sistemática as actividades-chave. Isto inclui a atribuição de tarefas específicas aos membros da equipa.

Maior nível de produtividade

Possibilita a comunicação de prioridades claras. Ajuda os profissionais de recursos humanos a manterem o foco nas actividades mais relevantes, evitando distracções e assegurando uma gestão eficiente do tempo e dos recursos humanos disponíveis. Traduzindo este benefício como um aumento significativo da produtividade.

Colaboração e transparência

O Kanban fomenta a colaboração efectiva e a transparência na equipa de recursos humanos. Facilita a atribuição de responsabilidades, a comunicação entre os membros da equipa e o intercâmbio de informação chave relacionada com a recolha, o desenvolvimento de competências, a gestão do rendimento e outras actividades de recursos humanos.

Mejora continua

Impulsiona a cultura de melhoria contínua no departamento de recursos humanos. Ao visualizar métricas e indicadores chave no quadro Kanban, como o tempo promedio de contratação, a taxa de retenção de empregados ou os resultados das avaliações de desempenho, o diretor de recursos humanos pode identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados